Створення рахунку по абонементам/підпискам вручну

У розділі «Рахунки» зібрано всі рахунки робочого простору: ті, що створилися під час продажу абонементів і підписок, і ті, що Адміністратор створив вручну. Рахунок вручну потрібен для оплати довільних позицій, наприклад форми, інструментів чи матеріалів.

⚠️ Рахунок, створений вручну, ніколи не створює абонемент, навіть якщо в ньому вибрано план. Щоб клієнт отримав заняття, продайте абонемент.

Кроки

1. Відкрийте «Управління білінгом» → «Рахунки» і натисніть «Створити рахунок».
2. У полі «Клієнти» оберіть одного або кількох клієнтів. Кожен вибраний клієнт отримає окремий рахунок. Залиште поле порожнім, щоб створити рахунок без клієнта.
3. У полі «Платник» оберіть, хто платитиме.
4. У полі «Застосовується до» вкажіть, за що виставлено рахунок: заняття, секцію або програму. Якщо поле порожнє, рахунок виставляється клієнту.
5. Укажіть «Оплата до» — дату, до якої треба оплатити рахунок.
6. За потреби оберіть «Мерчант-акаунт» і напишіть «Нотатка платнику».
7. У блоці «Рядки» натисніть «Додати» й заповніть рядок: «Позиція», «К-сть» (більше 0) і «Ціна за одиницю» (0 або більше). Щоб узяти назву й ціну з плану, оберіть активний разовий план у колонці «План». Додайте стільки рядків, скільки потрібно; потрібен щонайменше один.
8. За потреби додайте знижку чи збір: натисніть «Додати коригування» в блоці «Знижки та збори» (див. інструкцію Знижки та збори).
9. Перевірте суму в блоці «Попередній перегляд».
10. Натисніть «Створити рахунок».
11. Перевірте результат: рахунок з'явився у списку зі статусом «Очікує». Платник автоматично отримає лист про виставлений рахунок, якщо в робочому просторі ввімкнено сповіщення про оплату.

Прийняття оплати за рахунком

Рахунок має такі статуси:

• «Чернетка» — рахунок ще не виставлено.
• «Очікує» — рахунок чекає на оплату.
• «Частково оплачено» — сплачено частину суми.
• «Оплачено» — рахунок оплачено повністю.
• «Платіж не пройшов» — автоматичне списання з картки не вдалося.
• «Скасовано» — рахунок скасовано.
• «Повернення» — рахунок повернення коштів.

⚠️ Щоб платник міг оплатити онлайн, у рахунку має бути вибраний активний мерчант-акаунт.

Кроки

1. У списку рахунків натисніть у рядку рахунку зі статусом «Очікує». У меню є дії: «Детальніше», «Як бачить платник», «Копіювати посилання», «Позначити як оплачений», «Скасувати» і «Видалити». Для рахунків зі статусом «Оплачено», «Скасовано» і «Повернення» доступні лише «Детальніше» і «Видалити».
2. Щоб платник оплатив онлайн, оберіть «Копіювати посилання» й надішліть посилання платнику. Щоб побачити сторінку оплати такою, як її бачить платник, оберіть «Як бачить платник».
3. Платник відкриває посилання й бачить суму, термін оплати й кнопку оплати. Якщо в рахунку вказано банківський переказ, замість кнопки платник бачить реквізити, а якщо мерчант-акаунта немає — повідомлення, що оплата приймається на місці.
4. Під час оплати платник може позначити «Сплачувати автоматично цією карткою». Тоді картку буде збережено, а наступні рахунки (наприклад, за підпискою) списуватимуться автоматично.
5. Якщо клієнт заплатив готівкою або переказом, оберіть «Позначити як оплачений». У полі «Погашає» видно суму до сплати. Заповніть поля:
   • «Метод» — «Готівка», «Банківський переказ» або «Інше».
   • «Референс» — що ідентифікує оплату: готівка або банківський референс. Його видно в історії рахунку.
   • «Дата оплати» — день, коли надійшли гроші.
6. Натисніть «Позначити як оплачений».
7. Перевірте, що рахунок отримав статус «Оплачено». Платник автоматично отримає лист про отриману оплату.

Скасування та повернення коштів по рахунку

⚠️ Скасувати можна лише рахунок зі статусом «Очікує». Оплачений рахунок не скасовується — для нього оформлюється повернення по рядках на сторінці «Детальніше». Повернути кожен рядок рахунку можна лише один раз.

⚠️ Повернення не впливає на підписку. Щоб припинити підписку, скасуйте її окремо в розділі Підписки.

Кроки

1. Щоб переглянути рахунок, натисніть у рядку рахунку й оберіть «Детальніше». У таблиці рядків колонка «Етап» показує тип рядка: «Позиції», «Коригування» (знижки, збори й використані кредити з від'ємною сумою) або «Податки». У таблиці «Історія» колонка «Подія» показує всі події рахунку: «Сформовано», «Оплату записано», «Скасовано», «Повернуто», нагадування, «Сповіщення надіслано» тощо.
2. Щоб скасувати рахунок зі статусом «Очікує», оберіть «Скасувати». Поле «Наслідок» покаже, що саме буде скасовано (наприклад, «1 абонемент і 1 відкритий платіж буде скасовано.»). У полі «Причина» вкажіть, чому скасовуєте. Це поле обов'язкове; причина зберігається в історії рахунку, платник її не бачить. Натисніть «Скасувати рахунок».
3. Перевірте результат: рахунок і всі його абонементи отримали статус «Скасовано», а причина з'явилася в історії рахунку.
4. Щоб повернути кошти за оплачений рахунок, відкрийте «Детальніше» й у таблиці рядків натисніть «Повернення» в потрібному рядку.
5. У вікні повернення заповніть поля:
   • «Кількість» — скільки занять повернути. Максимум дорівнює кількості в рядку мінус уже використані заняття; зменште число, щоб повернути менше.
   • «Куди повернути» — «Повернення грошей» або «Кредит на рахунку платника». Якщо обрати кредит, сума з'явиться в розділі Кредити й буде віднята від наступних рахунків платника. Рахунок на повернення створюється в будь-якому разі.
   • «Референс» — як повернулися гроші (готівка чи номер банківської операції). Для «Повернення грошей» поле обов'язкове.
6. Натисніть «Повернення».
7. Перевірте результат:
   • З'явився окремий рахунок зі статусом «Повернення» і від'ємною сумою (кількість × ціна за одиницю).
   • Оригінальний рахунок залишився «Оплачено» і не змінився, а в його рядку замість кнопки «Повернення» видно номер рахунку повернення.
   • Якщо повернено всі заняття, абонемент отримав статус «Скасовано». Якщо лише частину — абонемент залишився «Активний», а кількість занять у ньому зменшилася до залишку.
8. Платформа не переказує гроші сама: якщо ви обрали «Повернення грошей», поверніть їх платнику поза платформою.
9. Щоб видалити помилково створений рахунок, оберіть «Видалити». Видалити не можна оплачений рахунок або рахунок, за яким уже видано абонементи; у такому разі вікно пояснить причину.